Julkaistu alunperin 30.3.2015 Onnistunut projekti -tapahtuman blogina.
Strategia jalkautetaan erilaisin hankkein ja projektein. Niitä käynnistetään hyvässä uskossa ja hyvää tarkoittaen. Liiketoimintajohtajan lempilapsi annetaan nälkäiselle nuorelle päällikölle tai muuten kiltille tytölle, joka ei omista syistään johtuen kieltäydy tehtävästä. Projektin asettaja ei kuitenkaan huolehdi, että projektipäälliköllä on aikaa tai valtuuksia hoitaa annettua tehtävää.
Ylläkuvatun kaltainen tilanne lienee valitettavan tuttu monelle asiantuntijalle ja väliportaan johtajalle. Ihan perustavanlaatuinen onnistumisen edellytysten luonti unohdetaan yllättävän usein. Jokaisen projektipäällikön pitäisi kieltäytyä vastaanottamasta huonoa toimeksiantoa. Projektin toimeksiannon pitää olla kuin työsopimuksen: siinä pitää kertoa mitä tavoitellaan ja odotetaan ja kuinka onnistumista mitataan. Hyvä projektin asettaminen sisältää tiedot siitä, millä resursseilla ja valtuuksilla projektia johdetaan ja kuinka projektin etenemistä seurataan ohjausryhmätasolla.
Sama toimii tietysti myös toisin päin. Projektin asettajan pitää voida luottaa siihen, että muu johtoryhmä tukee asetettua projektia ja antaa resurssit projektille. Johtoryhmän pitää huolehtia siitä, että asetetut projektit joko johdetaan kunnolla tai sitten ne lopetetaan. Jos kaikelle ei ole resursseja tai aikaa, sitten priorisoidaan, ja käynnissä pidetään vain tärkeimmät.
Monessa organisaatiossa koulutetaan projektipäälliköitä. On Prince 2, PM-BOK ja IPMA. On projektiyhdistys ja erilaisia osaamisyhteisöjä. Organisaatiossa on projektitoimistoja ja projektipäällikköpooleja. Projektipäälliköitä on vapaana työmarkkinoilla. Osaamistasolla mitään ei pitäisi puuttua.
Teknisessä kyvyssä on toivomisen varaa. Matriisiorganisaatiossa projektipäällikkö joutuu taistelemaan saadakseen aikaan projektipalaverin. Yhteistä kalenteriaikaa ei vain ole. Johtajien pitää huolehtia siitä, että projektipäälliköllä on käytettävissään kunnollinen projektin ja ryhmätyön infrastruktuuri. Kommunikoinnin ja dokumentoinnin pitää olla helppoa. Virtuaalikokoukset ovat arkipäivää.
Projektiosaaminen ei ole strateginen erottautumiskeino. Se on jokaiselle organisaatiolle välttämätön kyvykkyys. Käytännössä vain hyvin harva organisaatio noudattaa hyviä projektitoiminnan käytäntöjä. Projektijohtaminen on lopulta kiinni vain satunnaisen valveutuneen henkilön halusta. Osaamisesta ei pitäisi olla puutetta, vaan silti asiat ovat vaikeita. Projektipäällikkö joutuu nimittäin kysymään ikäviä kysymyksiä!
Jos projekti on ollut niin tärkeä, että se on aloitettu, eikö sille silloin pidä antaa täysi tuki? Osaaminen ja infrastruktuuri pitää laittaa kuntoon! Asettaminen ja seuranta on otettava osaksi johtamisjärjestelmää. Ja ne hankalat kysymykset, ne ovat johtajille tärkeitä signaaleja oman toiminnan parantamiseksi. Haluammehan toki jokainen kehittyä johtajana?