Julkaistu alunperin 4. ja 28.2.2011 Tivi -lehden kolumnina.
Jyväskylän yliopisto on rakentanut Tietotekniikan liiton kanssa tietohallintojohtamisen suuntautumisvaihtoehdon kauppatieteiden maisterin tutkintoon. Olen juuri konvertoimassa omaa MBA-tutkintoani kauppatieteiden maisterin tutkinnoksi ja siksi osallistuin Tomi Dahlberg in vetämälle informaatioteknologian strategisen johtamisen kurssille. Erityisellä kiinnostuksella tutustuin projektihallintaan liittyviin akateemisiin tutkimuksiin.
Yllätyksekseni projektiosaamista ei katsota ict-toimialan erityis- tai ydinosaamiseksi. Projektiosaamisen nimittäin pitäisi olla kaikilla aloilla yleistä perusosaamista.
Projektihallintoa ja -työtapoja painotetaan tietohallinnon alan ohjeistoissa Cobitissa ja Itilissä. Sitä varten on myös omia ohjeistojaan, esimerkiksi Prince2 (projects in controlled environments) ja oma dokumentoitu tietämysalueensa Pmbok (project management body of knowledge).
Ohjelmistokehityksen asiantuntijoiden yhdistyksellä Sytykkeellä on asiaan erikoistunut osaamisyhteisö ja vieläpä löytyy ihan projektitoimintaan erikoistunut yhdistyksensä. Lisäksi kansainvälinen projektinhallintayhdistys IPMA ja projektinhallinnan instituutti PMI sertifioivat kilvan päteviä projektipäälliköitä.
Yrityksissä on usein olemassa projektitoimisto tietohallinnon ja liiketoiminnan kehittämisen tukena. Ne noudattavat jonkinlaisia hyvä tapoja ja saattavat esimerkiksi käyttää projektien raportoinnissa ja ohjauksessa liikennevaloja. Vaikka värien merkitys tiedetään, saattaa värien itsensä arpominen olla enemmän tai vähemmän hakuammuntaa.
Perusasioiden kuntoon laittaminen kannattaa!
Pahimmillaan värit perustuvat matemaattiseen kaavaan, jonka takana on kuitenkin ihan täyttä huuhaata. Täten luodaan johdolle vaarallinen harhakuva, että asiat olisivat hallinnassa.
Tietohallinnon ja liiketoiminnan yhteistyön tulokset ovat parhaimmillaan ja huonoimmillaan silloin, kun it kehittyy palvelemaan liiketoiminnan tarpeita. Erona on se, kuinka hyvin organisaatio pystyy hoitamaan projektinsa annetuissa puitteissa eli aikataulussa ja sovituilla resursseilla.
Jos tietohallinto seuraa liiketoiminnan tarpeita, mutta arkkitehtuureista ja projektityötavoista ei pidetä huolta, on siitä hyvin pitkä matka hallittuun toimintaan, jossa liiketoiminta saa aidosti hyötyä tietotekniikasta. Tie menestyksekkääseen liiketoimintaa tukevaan tietohallintoon kulkee hallittujen projektien kautta.
Joskus minusta tuntuu, että asiat osataan kyllä, mutta niitä ei viitsitä miettiä. Miettiminen kun on työlästä ja herättää vaikeita kysymyksiä. On mukavampaa lillutella turrassa tyytyväisyyden tilassa, kun projektit kelluvat ja ajelehtivat eteenpäin, kun ei tarvitse heti huolestua. Eivätkä projektitkaan sitten kuitenkaan pysy aikataulussa, mutta eivät ole pysyneet ennenkään.
Asiaa korjatakseni olen luonut projektien onnistumisen arvioinnin menetelmän, jonka avulla voi analysoida organisaation projektityökykyä monilta eri näkökulmilta ja sitä kautta muodostaa kattavan kuvan organisaation projektikyvykkyyden kypsyystasosta.
Tulos on usein yllättävä: perusasioiden laittaminen kuntoon kannattaa! Projektin tavoitteen pitää olla kirkas. Visio lopputuloksesta pitää jakaa kaikkien osallisten kanssa. Työn seurannan on oltava jatkuvaa ja läpinäkyvää. Projektin riskien sekä muutosten on oltava hallittuja ihan samalla lailla kuin minkä tahansa projektin alkuperäisenkin tehtävänkin.
Jos projekti on tärkeä – ja miksipäs se ei olisi, kun se on kerran käynnistetty – pitää sitä ohjata vakavissaan eikä vain olla ohjaavinaan!